Automatyzacja ofertowania i pracy firmy budowlanej.
Łączymy zapytania, cenniki i dokumenty w jeden proces. Pracownik sprawdza kalkulację, wysyła ofertę i wraca do jej aktualnej wersji, gdy klient zmienia zakres.
Zapytanie z maila staje się wyceną.
Klient przesyła listę towarów mailem lub w PDF. System dopasowuje pozycje do kartoteki, odczytuje ilości i przygotowuje ofertę z cennika tego klienta.
Jak wdrożyć automatyzację ofertowania w firmie 5-20 osób
- Rozpoznaje towary, ilości i termin dostawy
- Oblicza cenę na podstawie Twojego cennika
- Sprawdzasz i zatwierdzasz ofertę przed wysłaniem
Cenę obliczamy na podstawie Twojego cennika i zasad wyceny. Model językowy pomaga odczytać treść zapytania. Przed wysłaniem oferty sprawdzasz wynik i uzupełniasz brakujące dane.
Klient pisze po godzinach. Zapytanie trafia do obsługi
Asystent dopytuje o rodzaj towaru, ilość i sposób odbioru. Zapisuje odpowiedzi przy zapytaniu, żeby rano handlowiec mógł sprawdzić dostępność i przygotować ofertę.
Co konkretnie budujemy.
Zobacz, jak przetwarzamy dokumenty i dane
Jak system odczytuje dokumenty
Zobacz przykłady odczytu maili, dokumentów i cenników. System rozpoznaje potrzebne dane i przygotowuje je do dalszej obsługi. Przeciągnij karty, żeby przejrzeć przykłady.
czytaj("zapytanie_22:14")→ taras, 4,2 × 3,1 mmateriał = "kompozyt"wycena = cennik.policz({ m2: 13,02, wariant: "premium"}) → 9 340 zł nettodraft → do zatwierdzenia ✓
zamówienie #204dostawa.potwierdź() ✓dokument: WZ/204status: "odebrany"biuro.powiadom() ✓potwierdzenie → do zamówienia
umowa #1184 → fakturanabywca = { nip: "6351234567" }pozycje: 3, netto: 24 800 złksef.wyślij(faktura) ✓numer: "KSeF/2026/08/441"pdf → mail klienta ✓
skan(faktury: 64) …if (termin.minął(7 dni)) { przypomnij("mail", nr)}→ 2 faktury po terminiewysłane: 2/2 ✓następny skan: 06:00
porównaj("cennik_08.xlsx")→ 41 pozycji, 7 zmianprofil 40×60: +6,4%marża poniżej progu 12%alert → handlowcy ✓oferty do korekty: 3
pytanie: "jaka gwarancja na balustradę ze stali?"szukaj(umowy + karty) …→ "5 lat, pkt 4.2"źródło: Umowa_22.docx s. 3źródło wskazane do sprawdzenia
czytaj("zapytanie_22:14")→ taras, 4,2 × 3,1 mmateriał = "kompozyt"wycena = cennik.policz({ m2: 13,02, wariant: "premium"}) → 9 340 zł nettodraft → do zatwierdzenia ✓
zamówienie #204dostawa.potwierdź() ✓dokument: WZ/204status: "odebrany"biuro.powiadom() ✓potwierdzenie → do zamówienia
umowa #1184 → fakturanabywca = { nip: "6351234567" }pozycje: 3, netto: 24 800 złksef.wyślij(faktura) ✓numer: "KSeF/2026/08/441"pdf → mail klienta ✓
skan(faktury: 64) …if (termin.minął(7 dni)) { przypomnij("mail", nr)}→ 2 faktury po terminiewysłane: 2/2 ✓następny skan: 06:00
porównaj("cennik_08.xlsx")→ 41 pozycji, 7 zmianprofil 40×60: +6,4%marża poniżej progu 12%alert → handlowcy ✓oferty do korekty: 3
pytanie: "jaka gwarancja na balustradę ze stali?"szukaj(umowy + karty) …→ "5 lat, pkt 4.2"źródło: Umowa_22.docx s. 3źródło wskazane do sprawdzenia
Przykładowe procesy. Zakres automatyzacji ustalamy na Twoich dokumentach i zasadach obsługi.
Policz czas, który zajmuje ofertowanie.
Porównaj obecną pracę z własnym scenariuszem po wdrożeniu. Uwzględnij czas, którego potrzebujesz na sprawdzenie i zatwierdzenie oferty.
Ustaw liczbę wycen, czas przygotowania jednej oferty i koszt godziny pracy. Czas po wdrożeniu powinien obejmować sprawdzenie danych i zatwierdzenie oferty.
16,7 h / mies. różnicy
40 × (45 − 20) min ÷ 60
11 000 zł / rok wartości czasu
Różnica godzin × 55 zł/h × 12. Ujemny wynik oznacza więcej pracy w podanym scenariuszu.
„Kosztorys liczy się teraz w niecałe pięć minut. Dalej sprawdzam go ręcznie, bo przy tych pieniądzach nie ufam niczemu w ciemno, ale razem z tym sprawdzeniem wychodzi pół godziny zamiast pół dnia."
Więcej przykładów: pomiary, magazyn i obsługa zlecenia
Ilości z rysunku, nie z linijki
Wymiary z rysunku trafiają do przedmiaru ze wskazaniem źródła. Potwierdzasz odczyt, system liczy powierzchnię i uzgodniony zapas materiału. Brakujące dane pozostają oznaczone do uzupełnienia.
Ile naprawdę zostało z tej dostawy
Koszt zakupu towaru i transportu zestawiasz z ceną sprzedaży. W przykładzie droższy transport zmniejsza marżę na dostawie. Widzisz przyczynę różnicy i sprawdzasz stawkę przewozu przed kolejną ofertą.
Stan i rezerwacje w telefonie, nie na kartce
Magazynier widzi stan fizyczny, rezerwacje i dostępną ilość. Przypisuje materiał do zamówienia, a biuro widzi powiązany dokument. Rezerwacja nie zmienia stanu fizycznego magazynu.
Zdjęcie kartki z budowy też jest zapytaniem
Klient rzadko przysyła gotową specyfikację - częściej zdjęcie odręcznego szkicu. System wyciąga z niego wymiary i materiał, oznacza dane do potwierdzenia i prosi o uzupełnienie brakujących wymiarów. Wycena powstaje po Twoim zatwierdzeniu, nie zamiast niego.
Wdrażamy etapami, podczas bieżącej pracy firmy.
Rozmowa, 30 minut.
Opowiadasz, jak dziś obsługujesz zapytania i zamówienia. Wspólnie wskazujemy czynności, które zabierają najwięcej czasu.
- 00:00▸jak dziś wygląda droga od zapytania do faktury
- 00:10▸gdzie ucieka czas: wyceny wieczorem, papier z budowy
- 00:20▸co liczymy z Twojego cennika, co zostaje ręczne
- 00:30▸uzgodniony zakres i wycena na piśmie
Wdrażamy rozwiązanie krok po kroku.
Automatyzacja powstaje równolegle, firma działa normalnie. Na bieżąco pokazujemy działające fragmenty.
- tydzień 1▸reguły cennika przepisane do systemu
- tydzień 2▸pierwsza wycena z prawdziwego zapytania
- tydzień 3▸potwierdzenie dostawy na telefonie kierowcy
- co tydzień▸pokazujemy działający fragment rozwiązania
Odbiór i przekazanie.
Dostajesz działające rozwiązanie, dostępy i kod.
- kod▸repozytorium na Twoim koncie
- dostępy▸hosting, domena, integracje na Twoje dane
- dokumentacja▸jak to działa i jak to zmienić
- utrzymanie▸opcjonalny abonament za hosting i monitoring, nie za dostęp
- 00:00▸jak dziś wygląda droga od zapytania do faktury
- 00:10▸gdzie ucieka czas: wyceny wieczorem, papier z budowy
- 00:20▸co liczymy z Twojego cennika, co zostaje ręczne
- 00:30▸uzgodniony zakres i wycena na piśmie
Prowadzisz produkcję albo hurtownię?
Sprawdź przykłady dopasowane do produkcji i hurtowni: od wyceny materiału po obsługę zamówień i dostaw.
Dla zakładów produkcyjnych
Cenniki, marża przy zmiennych cenach surowca, uzysk i zamówienia z maili. Skupiamy się na pracy biura i obsłudze zamówień.
Zobacz, co robimy przy produkcji →Dla hurtowni
Zapytania z telefonu i obsługi przy ladzie, ceny i rabaty klienta, potwierdzona dostępność oraz przekazanie zamówienia magazynowi. Do tego kontrola cen zakupu i należności.
Zobacz, co robimy w hurtowni →Ile to kosztuje.
- Prosta automatyzacja procesu
- od 2 000 zł
- Automatyzacja z modelem językowym
- od 5 000 zł
- Odczyt dokumentów z maili (PDF, XLSX) - dodatek
- od 3 000 zł
- Połączenie z Twoim systemem - dodatek
- od 2 000 zł
- Utrzymanie i monitoring
- od 150 zł / mies.
- Ile czynności automatyzujemyJedna automatyzacja czy cały obieg od zapytania do faktury. Każdy kolejny proces to osobne reguły i osobne testy.
- Z jakim systemem łączymy automatyzacjęSprawdzamy wersję systemu, dostępne API i zakres danych. Przy Subiekcie GT zapis przez Sferę wymaga odpowiedniej licencji po Twojej stronie.
- Czy trzeba czytać dokumentyCenniki w PDF, zamówienia z maila, zdjęcia szkiców. Niepewny odczyt oznaczamy do sprawdzenia. Pracownik może poprawić dane przed ich dalszym użyciem.
- Czy zespół dostaje panelOsobno wyceniamy panel, w którym zespół może sprawdzać zamówienia i obsługiwać zadania.
Kod jest Twój. Abonament obejmuje utrzymanie i monitoring. Jego koszt zależy od liczby i zakresu automatyzacji. Cenę wdrożenia oraz utrzymania ustalamy w ofercie przed rozpoczęciem prac.
Pytania o koszty wdrożenia.
- Czy te kwoty się sumują?
- Tak, jeśli wdrożenie wymaga kilku elementów. Podstawą jest automatyzacja procesu. Odczyt dokumentów i połączenie z ERP wyceniamy jako dodatki. Na przykład odczyt zamówień z załączników i ich zapis w ERP obejmuje wszystkie trzy elementy. W ofercie podajemy łączny koszt uzgodnionego zakresu.
- Czy potrzebuję programu do obsługi firmy (ERP)?
- Możemy zacząć od Twoich arkuszy i cenników. Jeśli potrzebujesz miejsca do obsługi zapytań, ofert i dokumentów, uwzględniamy panel jako osobny element wyceny. Połączenie z ERP można dołożyć później.
- Skąd biorą się te kwoty?
- Z zakresu wdrożenia i cennika poszczególnych modułów. Cena zależy od liczby automatyzowanych czynności, połączenia z Twoim programem i odczytu dokumentów. Pełną wycenę podajemy po rozmowie o tym, jak obsługujesz zapytania i zamówienia.
Kontakt
Pokaż nam, jak dziś powstaje oferta.
Przejdziemy od zapytania do wysłanego dokumentu. Wskażemy czynności do automatyzacji i dane potrzebne do wyceny wdrożenia.